Главная страница 1


Администрация города Кемерово
Архивный отдел

Методическое пособие

по составлению

номенклатуры дел

в организациях – источниках комплектования архивного отдела

Кемерово, 2009
Любая организация (учреждение, предприятие, структурное подразделение администрации города Кемерово) за период своего существования имеют в своем арсенале множество всякого рода документации. Существование нормального документооборота невозможно представить без номенклатуры дел, которая должна охватывать все документы, создаваемые в процессе деятельности организации.

Следовательно, весь документооборот должен быть отражен в номенклатуре дел, являющейся специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела.


Что такое номенклатура дел и ее предназначение
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:



  • предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. Следовательно, в ней перечисляются предполагаемые к заведению дела;

  • содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание планируемого срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

  • закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

  • имеет справочное значение при изучении структуры организации;

  • является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

  • используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

  • может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.


Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:



  • уставом или положением об организации,

  • положениями о структурных подразделениях,

  • штатным расписанием,

  • номенклатурой дел организации за прошлый год,

  • описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

  • типовыми, ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения,

  • типовыми и примерными номенклатурами дел.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

В индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся:

- предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;

- указанные в них сроки хранения дел без их изменений.

Номенклатура дел составляется по специально разработанной унифицированной форме (приложение № 1).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура организации. Разделами, подразделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, руководство, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и др.).
Заполнение граф номенклатуры дел


  • в графе «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (например, «Приказы по основной деятельности» в разных разделах будут размещаться под одним порядковым номером: 01-02, 02-02, 03-02, и т.д.);

  • в графу «Заголовок дела» включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные, справочно-информационные документы и др.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок (например, «Входящая документация», «Разные материалы», «Переписка с другими организациями»), а также вводных слов, сложных оборотов и сокращенных наименований.

Заголовок строится в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела

(например, «Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, аналитические справки и др.»).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле (например, «Документы о проведении совещаний с ответственными за архивы организаций (планы, списки, доклады и др.)»). Рекомендуется указывать в скобках 2-3 вида документа.

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (например, «Документы к протоколам заседания коллегии»).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел в каждом разделе необходимо объединять по тематическому принципу (например, вместе все «приказы», «отчеты», «переписку» и др.).

Если в течение года в организации возникают новые непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Журналы регистрации документов, как правило, располагаются в конце каждого раздела перед резервными номерами;



  • в графе «Кол-во ед.хр.» указывается количество дел. Она заполняется по окончании календарного года;

  • в графе «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по типовому, ведомственному перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией (ЭК) организации;

  • в графе «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

По окончании года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения и учитываются переходящие дела. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному отделу администрации города, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
Где взять конкретные сроки хранения документов?
Сроки хранения документов зафиксированы в специальных справочниках - перечнях документов со сроками хранения, которые составляются архивными учреждениями или, если они готовятся ведомством, обязательно согласовываются с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Росархива.

Почти все документы со сроком их хранения приведены в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном в 2000г. В новой редакции Перечня от 27.10.2003г. внесено дополнение: срок хранения индивидуальных (персональных) должностных инструкций установлен - 75 лет (ЭПК) в составе личных дел (ст. 35 Перечня).

Обращаем внимание, что данный перечень применяется для документов, возникших с 1995г. Для документов, созданных ранее этого года, и для специфической документации, не вошедшей в Типовой перечень 2000г., продолжает применяться «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1988г.

В Типовом перечне находят отражение сроки хранения документов, общих для всех организаций. Естественно, что каждая организация ведет свою специфическую деятельность, и документы, в которых она отражена, могут отсутствовать в Типовом перечне. Для определения сроков хранения таких документов следует воспользоваться другими перечнями или использовать сроки хранения документов, приближенных к ним по своей значимости.

В Перечне иногда вместо конкретных сроков хранения стоят пометки:

- «до минования надобности» (ДМН) - это означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяет сама организация, но не менее 1 года;

- «до замены новыми» (ДЗН) - документы имеют нормативно-определенный срок хранения и используются в работе до их отмены или замены новыми;

- «ЭПК» - документы или их часть могут иметь научное или практическое значение, и поэтому по истечении основного указанного срока хранения они дополнительно просматриваются экспертной комиссией для уточнения возможностей их дальнейшего хранения или выделения к уничтожению.

Одно из основных требований, предъявляемых к номенклатуре, - в дело не помещаются вместе документы постоянного и временного сроков хранения, так как дела с документами разного срока хранения в дальнейшем обрабатываются по-разному, и если в деле они перемешаны, то его при подготовке к дальнейшему хранению придется переформировывать.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопроизводством в 2000г., начинается с 1 января 2001г. Следовательно, документы за 2000г., имеющие срок хранения 5 лет, могут быть отобраны к уничтожению в 2006г.


Общие требования
Номенклатура дел организации подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение (делопроизводство), утверждается руководителем организации и после согласования экспертной комиссией (ЭК) организации направляется на согласование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) администрации города Кемерово. После согласования номенклатуры дел структурные подразделения организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год уточняется, утверждается или составляется, если ее не было, в последнем квартале текущего года (как правило, в конце декабря) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел должна согласовываться на ЭПК администрации города Кемерово не реже одного раза в 5 лет (предоставляться для контроля за делопроизводством в организации – ежегодно). В случае изменения функций и структуры организации в течение данных 5 лет разрабатывается и согласовывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел печатается в 3-х экземплярах:

- первый, утвержденный экземпляр, является документом постоянного срока хранения, хранится в организации и включается в номенклатуру дел;

- второй – используется в организации в качестве рабочего;

- третий – направляется в архивный отдел администрации города.


При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо разработанная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

По составу документов, представленному в номенклатуре дел, можно судить о деятельности организации или ее структурного подразделения.



Рекомендуемая литература:



  1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.




  1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.




  1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000 (в ред. от 27.10.2003).




  1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. – М., 1989 (в ред. от 31.07.2007).




  1. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002.

Приложение № 1

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

на _________________год руководителя организации

Подпись Расшифровка

подписи


Дата


Индекс
дела

Заголовок дела



Кол-во

ед.хр.




Срок хранения и

№ статей по перечню



Примеча-ние

1

2

3

4

5

Название раздела















Наименование должности

руководителя службы ДОУ

организации Подпись Расшифровка

подписи

Дата


Виза зав. архивом

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Протокол ЭПК администрации

организации города Кемерово

от _________ № _______ от _______________ № ______


Продолжение

приложения № 1

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

в организации




По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного










Временного (свыше 10 лет)










Временного (до 10 лет
включительно)










ИТОГО:









Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка

подписи


Дата
Итоговые сведения переданы в архивный отдел администрации города Кемерово.
Наименование должности,

передавшего сведения Подпись Расшифровка

подписи

Дата


Настоящее пособие разработано для ответственных лиц за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и состояние архива в организациях – источниках комплектования архивного отдела администрации города Кемерово с целью оказания методической помощи при составлении номенклатуры дел.

Составитель

начальник архивного отдела

администрации города Кемерово



Горьковская И.Д.
Дополнительную консультацию можно получить у специалистов архивного отдела администрации города по телефонам: 36-67-38, 58-53-85.




Смотрите также:
Методическое пособие по составлению номенклатуры дел в организациях источниках комплектования архивного отдела
142.08kb.
1 стр.
Порядок составления номенклатуры дел Общие положения
134.91kb.
1 стр.
Учебно-методическое пособие по Новой истории стран Азии и Африки Брянск, 2008 Сагимбаев Алексей Викторович. Учебно-методическое пособие по курсу «Новая история стран Азии и Африки»
613.79kb.
3 стр.
Методическое пособие по организации и проведению геодезической практики Методическое пособие
215kb.
1 стр.
Методическое пособие к курсу №1 «Реализация задач образовательной области «Социализация»
3295.86kb.
19 стр.
Государственное областное учреждение «Центр комплектования государственных архивов Кировской области»
369.92kb.
1 стр.
Методическое пособие по курсу «Концепции современного естествознания»
776.65kb.
6 стр.
О составлении номенклатуры дел общеобразовательного учреждения
192.26kb.
1 стр.
Методическое пособие для практических занятий красноярск 2002
886.62kb.
4 стр.
Учебно-методическое пособие и ситуационные задачи по урологии для студентов волгоград, 2008
468.95kb.
3 стр.
Учебно-методическое пособие по дисциплине «Информатика» для студентов заочной формы обучения специальностей 150700. 62 «Машиностроение», 151900. 62 «Конструкторско-технологическое обеспечение машиностроительных производств»
1832.74kb.
13 стр.
Учебно-методическое пособие для студентов IV курса факультета истории и международных отношений по специальности: основная 030401 «История», дополнительная
500.9kb.
4 стр.