Главная страница 1страница 2страница 3


УКРАЇНА

МОНАСТИРИСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ


ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ


ГОЛОВИ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

від 30 червня 2011 року м.Монастириська №299



Про Інструкцію з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію

Відповідно до Закону України „Про доступ до публічної інформації”, Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації”, на виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації від 6 червня 2011 року №408 «Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію» та з метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять службову інформацію:

1. Керівникам управлінь, відділів, інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, виконавчим комітетам місцевих рад:

1.1. Інструкцію з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, затверджену розпорядженням голови обласної державної адміністрації від 6 червня 2011 року №408 «Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію», взяти до відома.

1.2. Привести роботу із службовою інформацією у відповідність з вимогами цієї Інструкції.

2. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.



Голова районної державної

адміністрації І.П.БІЛИК





ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови

обласної державної адміністрації


06.06.2011 № 408


І Н С Т Р У К Ц І Я
з питань обліку, зберігання і використання документів

та інших матеріальних носіїв, які містять відомості,

що становлять службову інформацію

Загальні положення
1. Ця Інструкція визначає обов’язковий для всіх державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності (далі-організації) порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі-документи).

Перелік відомостей, що становить службову інформацію, якій надається гриф обмеження доступу „Для службового користування” розробляється експертною комісією згідно з вимогами Закону України „Про доступ до публічної інформації” та орієнтовних критеріїв віднесення інформації до службової (додаток 1) і затверджується головою обласної державної адміністрації. Експертна комісія утворюється розпорядженням голови обласної державної адміністрації. До її складу входять представники режимно-секретного органу апарату обласної державної адміністрації та інших структурних підрозділів облдержадміністрації з числа найбільш кваліфікованих фахівців. У разі потреби для участі в роботі експертної комісії можуть залучатися фахівці інших підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) з метою розгляду питань, що належать до їх компетенції.

Рішення експертної комісії оформляється протоколом, який затверджується головою облдержадміністрації. На підставі рішення експертної комісії інформація включається до Переліку відомостей, що становить службову інформацію, якій надається гриф обмеження доступу „Для службового користування”.

У разі потреби на державних підприємствах, в установах і організаціях з урахуванням особливостей їхньої діяльності розробляються та за погодженням з міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, до сфери

управління якого вони належать, вводяться в дію переліки конкретних видів документів у відповідній сфері діяльності.

Відповідно до вимог частини другої статті 9 Закону України „Про доступ до публічної інформації” до службової може належати така інформація:



  • що міститься в документах суб’єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності установи або здійснення контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень;

  • зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці.

Відповідно до вимог пункту 4 статті 21 Закону України „Про інформацію” до службової інформації не можуть бути віднесені такі відомості:

а) про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту;

б) про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні ситуації, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці людей;

в) про стан здоров’я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, а також соціально-демографічні показники, стан правопорядку, освіти і культури населення;

г) про факти порушення прав і свобод людини і громадянина;

ґ) про незаконні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб;

д) інші відомості, доступ до яких не може бути обмежено відповідно до законів та міжнародних договорів України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

2. На документах, в яких міститься службова інформація, у правому верхньому кутку першої сторінки, проставляється гриф „Для службового користування” і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.

3. Необхідність присвоєння документу грифу обмеження доступу „Для службового користування” визначається на підставі Переліку відомостей, що становить службову інформацію, якій надається гриф обмеження доступу „Для службового користування”.

4. Керівники державних органів, підприємств, установ, організацій, які відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затвердили Перелік відомостей, що становить службову інформацію, якій надається гриф обмеження доступу „Для службового користування” мають право зняти гриф обмеження доступу „Для службового користування” з відповідних документів.

5. Керівники організацій несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання і використання документів та інших
матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію.

Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом обмеження доступу „Для службового користування”, а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на загальні відділи організацій (далі-канцелярії).

6. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом обмеження доступу „Для службового користування” та випадкам втрат таких документів покладається на режимно-секретні підрозділи організацій.

7. Працівники організацій, які працюють з документами з грифом „Для службового користування” в обов’язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку з цією та відповідними відомчими інструкціями. Ознайомлення здійснюють канцелярії організацій.


Приймання і облік документів
8. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом „Для службового користування” здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації.

На документи з грифом „Для службового користування”, як привило, поширюється вимога однократності реєстрації.

9. Кореспонденція з грифом „Для службового користування” що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп’ютерів (ПК), приймаються і розкриваються централізовано у канцелярії працівниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках (додаток 2), один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом „Для службового користування”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

10. У разі надходження документів з грифом „Для службового користування” у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.

Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом „Для службового користування” в організації, де немає постійних чергових працівників.

11. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом „Для службового користування”. Вони обліковуються за кількістю аркушів.

12. Облік документів та видань з грифом „Для службового користування” ведеться у журналах (додаток 3), як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом „Для службового користування” ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах (додаток 4).

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та скріплюються печаткою. На останній сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується керівником канцелярії та завіряється печаткою „Для пакетів”.

У разі коли обсяг документів з грифом „Для службового користування” незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому у журналі до реєстраційного номера документа додається позначка „ДСК”.

Проходження документів з грифом „Для службового користування” повинно своєчасно відображатися у журналах.

13. На кожному зареєстрованому документі з грифом „Для службового користування” проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

14. Додатково розмножені примірники документа обліковуються за номером цього документа, про що робиться позначка на розмноженому документі та у журналі обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.
Розмноження і розсилання (відправлення ) документів
15. Відповідальність за випуск документів з грифом „Для службового користування, що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), у яких вини тиражуються.

Документи з грифом „Для службового користування”, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

Друкування документів з грифом „Для службового користування” з використанням інформаційної (автоматизованої) системи дозволяється після завершення робіт із створення комплексної системи технічного захисту інформації та отримання на ПЕОМ атестату відповідності.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа необхідно зазначати кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця і дату друкування документа.

16. Надруковані і підписані документи з грифом „Для службового користування” передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює їх облік.

17. Розмноження документів з грифом „Для службового користування” на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу). Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

18. Під час розмноження документів з грифом „Для службового користування” з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки, заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

19. Розсилання (відправлення ) документів з грифом „Для службового користування „здійснюється на підставі реєстрів розсилки, підписаних керівником підрозділу та працівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

20. Пересилання документів з грифом „Для службового користування „ до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур’єрами організацій.

21. Документи з грифом „Для службового користування”, що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки „ДСК”.

На конвертах (упаковках) документів з грифом „Для службового користування” забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

22. Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом „Для службового користування” та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовим дозволом голови обласної державної адміністрації, якому надано право відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затверджувати перелік відомостей, які містять службову інформацію.

Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа „Для службового користування”, якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили початкове значення.

Якщо в документах з грифом „Для службового користування” містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.

Забороняється надсилати за кордон видання з грифом „Для службового користування”.


Формування виконаних документів у справи
23. Документи з грифом „Для службового користування” після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включаються журнали на документи з грифом „Для службового користування”.

24. Документи з грифом „Для службового користування” залежно від змісту та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.

Якщо в організації створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом „Для службового користування” та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ „Індекс справи” до номера справи з документами з грифом „Для службового користування” додається позначка „ДСК”.

У разі долучення документа з грифом „Для службового користування” до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка „ДСК”, а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

В організаціях, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом „Для службового користування”, номенклатурою справ може бути передбачено запровадження однієї справи із заголовком „Документи з грифом „Для службового користування”. Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка „ЕК” (експертна комісія).

25. Після закінчення діловодного року справа „Документи з грифом „Для службового користування” переглядається поаркушно членами експертної комісії організації та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі „Документи з грифом „Для службового користування” містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка „ЕК” у графі номенклатури справ „Термін зберігання” закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

26. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом „Для службового користування”, повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф „Для службового користування”, а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

27. Справи з документами з грифом „Для службового користування” повинні мати внутрішні описи.


Використання документів. Зняття грифа

Для службового користування”


28. До роботи із справами з грифом „Для службового користування” допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із затвердженими списками, а до документів – згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників організацій.

29. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом „Для службового користування” для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, вітринах або інших громадських місцях.

30. Передача службової інформації, що є власністю держави, каналами зв’язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.

31. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом „Для службового користування” з дозволу керівників організацій, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

Виписки з документів з грифом „Для службового користування”, що містять службову інформацію, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом „Для службового користування”.

32. Справи з грифом „Для службового користування” видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ (додаток 5).

33. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом „Для службового користування” співробітниками організації, де перебувають документи, проводиться з дозволу керівника організації.

Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом „Для службового користування”, одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями – авторами цих документів.

34. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом „Для службового користування” періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифу. Рішення про зняття грифу „Для службового користування” приймається експертною комісією організації – автора документа (видання ) чи правонаступника. До складу комісії включаються працівники канцелярії, режимно-секретного та інших структурних підрозділів організації.

Рішення комісії оформляється актом, який складається за довільною формою та затверджується керівником організації. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф „Для службового користування”.


Про зняття грифу обмеження доступу „Для службового користування” повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).

35. На обкладинках справ гриф „Для службового користування” погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифу.

Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

36. Справи з грифом „Для службового користування”, передані організаціями до державних архівних установ використовуються на правах документів обмеженого користування відповідно до вимог цієї Інструкції.

Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу керівника державної архівної установи, якщо організація – фондоутворювач під час передачі справ до державної архівної установи не обумовила вимоги щодо погодження з нею видачі таких справ.
Відбір документів для зберігання і знищення
37. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом „Для службового користування”, розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853.

38. Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації передаються в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом „Для службового користування”, включаються в опис (додаток 6) разом з іншими справами, що містять нетаємні документи постійного зберігання.

На справи з документами з грифом „Для службового користування” з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архівного підрозділу здійснюється за номенклатурами справ.

39. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, описів справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Держкомархівом.

40. Справи з грифом „Для службового користування” постійного зберігання передаються до державних архівних установ в установленому Держкомархівом порядку з обов’язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

41. Відібрані для знищення справи з грифом „Для службового користування”, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт (додаток 7) разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі „Заголовки справ” після номерів цих справ проставляється відмітка ”ДСК”.

42. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом „Для службового користування” повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість прочитання їх.

43. Після знищення матеріалів з грифом „Для службового користування” в облікових документах (журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка „Знищено”. Акт № ____ від (дата).


Забезпечення збереження документів.

Перевірка їх наявності
44. Документи з грифом „Для службового користування” повинні зберігатися у службових приміщеннях в сейфах, які надійно замикаються та опечатуються.

45. Справи з грифом „Для службового користування”, видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ у той же день.

Окремі справи з грифом „Для службового користування” з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу організації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Передача документів з грифом „Для службового користування” іншим співробітникам здійснюється тільки через канцелярію.

46. Забороняється виносити документи з грифом „Для службового користування” за межі службових приміщень організації.

У разі потреби керівник організації може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення організації документи з грифом „Для службового користування” для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

47. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом „Для службового користування”. Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника.

В окремих випадках з дозволу керівника організації дозволяється перевезення документів з грифом ”Для службового користування” до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

48. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом „Для службового користування”, складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником організації.


следующая страница >>
Смотрите также:
Розпорядження голови районної державної адміністрації від 30 червня 2011 року м. Монастириська №299
374.99kb.
3 стр.
Розпорядження кегичівк а від "26" вересня 2011 р. №351 Про затвердження плану роботи Кегичівської районної державної адміністрації на ІV квартал 2011 року
1107.53kb.
6 стр.
Розпорядження голови районної державної адміністрації від 16 червня 2011 року
39.28kb.
1 стр.
Розпорядження голови районної державної адміністрації від 2 червня 2011 року м. Ланівці №210
29.4kb.
1 стр.
Розпорядження голови райдержадміністрації від 04. 11. 2011 року №382/2011-р "Про відрядження Люшенка І. В."
10.07kb.
1 стр.
Розпорядження голови районної державної адміністрації від 22 грудня 2011 року м. Монастириська №608
25.02kb.
1 стр.
Розпорядження від 20 червня 2011 року №432 смт Рокитне Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання І використання документів та інших матеріальних носіїв, системи обліку документів, що містять публічну інформацію
65.97kb.
1 стр.
Розпорядження голови районної державної адміністрації
2068.37kb.
17 стр.
Розпорядження голови районної державної адміністрації від 28. 07. 2011 року селище Гусятин №533 Про стан кадрової роботи
43.33kb.
1 стр.
Розпорядження голови турківської районної державної адміністрації від 20 грудня 2011 року №663 м. Турка ро про організацію підготовки І проведення Всеукраїнського перепису населення
78.61kb.
1 стр.
Розпорядження голови буської районної державної адміністрації 12. 07. 11 м. Буськ 335 Про затвердження Положення про апарат Буської районної державної адміністрації
215.01kb.
1 стр.
Рішення / позачергова дев’ята сесія шостого скликання/ від 06 січня 2012 року Про затвердження спільного розпорядження голови районної державної адміністрації та голови районної ради
17.14kb.
1 стр.